怎么进行会议沟通

    如何进行会议沟通
    一、会议的安排
    1.制定议程安排
    （1）充分考虑会议的进程，写出条款式的议程安排
    （2）确定会议的召开时间和结束时间并和各部门主管协调
    （3）整理相关议题，并根据其重要程度排出讨论顺序
    （4）把议程安排提前交到与会者手。
    2.挑选与会者
    （1）首要原则是少而精
    （2）信息型会议,你应该通知所有需要了解该信息的人都参加
    （3）决策型会议,你需要邀请能对问题的解决有所贡献,对决策有影响的权威,以及能对执 行决策做出承诺的人参加
    （4）你需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。
    3.适宜沟通的会议室布
    （1）现场会议室一般比较方便且费用低廉,因此是首选地点。但如果涉及公司的对外公共关系形象或者与会人数很多，则可以考虑租用酒店或展览中心的专用会议室。
    （2）与会者的身体舒适需求不能忽略，应注意会议室的空调温度、桌椅舒适度，灯光和 通风设备也应和会议的规模和安排的活动相适应。
    （3）根据你的沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。信息型会议的与会者应面向房间的前方，而决策型会议的与会者应面向彼此。
    4.会议安排核查
    会议沟通目标 、会议议程安排、参加会议人员安排、会议实物安排、具体的负责人、检查结果等；
    二、会议的主持
    1．准时开会。对于每一位职业的商务人士而言，最头疼、最深恶痛绝的事情莫过于对方不准时，不守时。在高速运转的信息社会，时间意味着抢占的商机，时间意味着金钱和财富，时间意味着一切。我们说“浪费别人的时间就等于谋财害命”，也是毫不夸张的。对于会议而言 就更是如此，因为不准时召开的会议浪费的是所有与会者的时间，这不仅会加剧与会者的 焦躁抵触情绪，同时也会令与会者怀疑组织者的工作效率和领导能力。
    2．向每个人表示欢迎。用宏亮的声音对每个人表示热烈的欢迎。如果你面对的是一队新的成员，让他们作向 大家做自我介绍。如果他们彼此已经见过面了，也要确保把客人和新来乍到的成员介绍给大家。
    3．制定或者重温会议的基本规则。会议的基本规则是会议中行为的基本准则，你可以使用“不允许跑题”、“聆听每一 个人的发言”以及“每人的发言时间不能超过5分钟”这样的规定。如果准则是由与会者共同制定的而不是由主持人强加给与会者的，效果要更好一些。你可以向与会者询问“我们 都同意这些规定吗?”要得到每一个人的肯定答复，而不要想当然地把沉默当成是没有异议。
    4．分配记录员和计时员的职责。如果可能的话，让大家志愿来担任这些职责而不要由主持人指定。计时员负责记录时 间并保证讨论持续进行，记录员则负责做会议记录。对于一些例行会议而言，不妨由所有人轮流担当这些职责。
    三、主持人的会议沟通技巧
    做为一名有经验的会议主持人，你应该善于运用各种提问方式：
    （1）棱镜型问题：
    把别人向你提出的问题反问给所有与会者。例如，与会者：“我们应该怎么做呢？”你可以说：“好吧，大家都来谈谈我们应该怎么做。
    （2）环形问题：
    向全体与会者提出问题，然后每人轮流回答。例如：“让我们听每个人的工作计划，小王，由你开始。
    （3）广播型问题：
    向全体与会者提出一个问题，然后等待一个人回答。如：“这份财务 报表中有三个错误，谁能够纠正一下？”这是一种具有鼓励性而没有压力的提问方式，因为你没有指定人回答，所以大家不会有压力
    （4）定向型问题：
    向全体提出问题，然后指定一人回答。如：“这份财务报表存在三个错误，谁来纠正一下？小王，你说说看。”这种提问方式可以让被问及的对象有一定的准备时间。
    如何灵活地应对会议的困境
    1.某些人试图支配讨论的局面
    在会议中，常常会出现“一言堂“的局面。如果我们会议的目的是找出不同观点， 那么广泛的参与是会议成功所必不可少的因素。有时有些人可能因为富有经验、或职位较 高而处于支配地位。当这种情形发生时，其他人通常就会只是坐着听。这时，主持者就应该提一些直接的问题，将与会者调动起来。 如果其他办法都不能奏效，不妨尝试在中间休息时与那个人私下谈一谈，也许会有所帮助。
    2.某些人想争论
    这种人可能自称无所不知，或者掌握的信息完全是错误的，或者是个吹毛求疵的家 伙，喜欢插话打断主持者。
在任何情形下，主持者都要保持清醒的头脑。通过提问，主持者可以引出这些人愚蠢的或牵强的发言，然后不再理睬他们。通常，这种人会激怒全体， 会有人讲出不欢迎他们的话，然后一片沉默。    这时，主持者可再问其他与会者一些直接的 问题，从而维持会场讨论气氛的平衡。 通常地，这个喜欢辩论的人会意识到情况，然后不再提出问题。但如果这个人不敏感 的话，主持者就必须直截了当地向他指出，他这种吹毛求疵的做法扰乱了会议的进程，浪 费了宝贵的时间。然后主持者立即向另一个人提问，以便让讨论继续下去。
    3.某些人和身边的人开小会
    当与会者人数很多时，经常会发生这种情形。开小会往往是因为某个人想讲话，但又 没有机会，或者某个谨慎的与会者在向大会提出某种想法前，想先试探别人的看法。通 常，会议中有人开小差是不可避免的。不过这种小会一般比较简短。只有当小会时间持续 长了才会成为一个问题。 一个办法是请这个人告诉大家他刚才所讲的内容，另一个办法就是沉默，然后看着那个破坏秩序的人。通常，这样就会恢复会议秩序。
    4.习惯性的跑题者
    我们可以运用FAST法来解决这个问题。这一谈话技巧可以训练一个习惯性跑题者采取 一些更富有建设性的行动：
    F，面对造成问题的人；
    A，感谢或肯定这个人以及他/她的良好意图；
    S，建议一种新的行为方式；
    T，多做几次尝试，可以逐步改变或者提高你的要求；
    例如，假设小王总是在开会的时候讲很多的笑话。他是个很风趣的人，但是他总是会 让会议跑题。为了管住他： F，注视他，说:“小王，我有个建议……” A，“首先，你的笑话都棒极了……” S，“但是我仍然不清楚你那聪明的脑袋对这个问题真正是怎么看的?说真的，你是否 能够告诉我们你的建议?” T，如果他还是没有改变，或者你可以更加严厉一些：“别这样了。我们已经乐过了， 但是现在的要点究竟是什么呢?” 如果这些公开的干预仍然不能够见效，你可以问小王是否可以在休息的时候和他单独 谈一谈。私下里告诉他：你看到了他做的那些事情，你如何评价他的这些做法，你的感受 和你希望他做些什么。这样的谈话可以比公开场合中的语气更为坚定和严厉。