主要工作目标:
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1. 协助物业管理副总监、物业管理经理,带领管理团队执行、完成日常现场管理及行政工作;督导、指导外包工作的执行情况,包括保安、保洁等。
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2. 负责现场的管理工作,包括监督前线员工的工作、与公司内部物业工程部、市场部及物业营运部门的沟通及配合。
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3. 督导及监管下属员工按公司规定全面执行物业管理工作。
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主要工作职责:
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a. 监督员工工作:
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1. 每日核实事件报告,确认事件报告及日常报告的真实性并跟进其中涉及的问题或漏洞,提出改善建议,每日向副总监及物业管理经理提交汇报。。
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2. 每日对员工的工作进行不定时抽查,包括但不止于查看录像、检查员工是否在岗、有否按工作计划及流程执行任务。若与记录不符,必须向上级汇报。
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3. 根据公司安排,每月至少一次夜巡,查看员工出勤情况。
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4. 每天巡视时,须检视下属的工作表现及形象。若有不妥当,立即按公司规定处理。,并向上级汇报。
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5. 审核物业管理工作流程,做出相关分析,并提出相应的改进方案。
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6. 协助整理每月的夜巡记录,查看员工出勤情况。
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7. 每日抽查录像,确认员工当值情况与当值排班表相符,若发现问题向上级汇报,并提出改善建议。
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b. 监督承办商工作:
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当值时,每天不定时巡查,核实承办商的出勤、执勤记录及工作表现是否符合公司要求。若否,请按公司规定而行,并汇报予上级。
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c. 商场环境:
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1. 每天至少两次不定时巡查商场,包括卫生间、垃圾房、后走道、玻璃围栏、扶手梯及直梯钢板等是否符合公司的要求及标准,若有不合乎规定,须马上处理,并提交汇报。
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2. 每天巡查时,发现有特殊人群人士,如乞丐、小商贩等须通知同事协助,清退其离开商区并处理各项紧急发生的事项。
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3. 巡视租户及公区的施工和搭建工程是否有安全隐患,若有不合乎规定,须马上处理,并向上级提交汇报。
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d. 顾客服务及其他:
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1. 协助处理客户的问询、投诉或要求。
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2. 协助处理行政工作:
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(1)参与公司其他部门或政府会议
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(2)推广活动举行有关搭建的前期会议
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(3)协助员工培训工作
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(4) 处理日常排班、撰写报告及其他行政工作等。
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3. 上级安排的其他指令
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4. 若物业管理经理或另外的物业管理副经理缺勤,替代其完成相应的工作。
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e. 核实车场报表:
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1. 每天核对下属提交的车场报表,如每日时租收入及车辆统计报表、办公楼月租停车位申请表(若有),酒店优惠车位申请表(若有)等,并向上级提交汇报。
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2. 每周一预备“停车场统计表”,并参照每日时租收入及车辆统计报表,核实记录是否相符。
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3. 协助管理停车场的安全及使用并提出合理化建议。
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f. 办公室文档处理
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1. 每日检查各施工单及施工出入证的申请记录是否齐备。
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2. 每日检视工单系统记录,并每周一次与相关部门召开工作单会议及整理统计报表,向上级提交。
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3. 准备、分析每天的事件报告并及时向物业管理副总监提供具体信息。
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4.每周对在商场内发生的事件进行分类,并进行整理、撰写“事件报告统计表”,向上级提交。
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g. 采购及招标工作:
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1. 协助物业管理副总监处理采购、草拟及制定投标及合约等文件工作。
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2. 协助安排及与各潜在投标商的“招标前洽谈会” 及相关的联络工作。
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3. 协助安排联络其他部门经理及统筹开启标书的各项文书记录工作。
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h.其他
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1. 每天对监控中心的录像系统进行抽查,确保系统能实时监察及记录视像,并作好检查记录,
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提交予上级;若出现故障,立即填写维修工作单。
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2. 上述监控系统每个探头,必须每月至少检查一次。
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3. 接受上级安排的其他指令及安排。
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