行政专员笔试主观题
艳芬 1597阅读 2020.03.13
【导语】: 面试行政专员岗位究竟要怎么做才能跨过笔试这一道关卡呢?除了提前准备别无他法,行政专员笔试主观题都会考哪些内容?该怎么做一个相应的回答?小编给大家带来了一些往年行政专员笔试常见的主观题,大家可以提前感受下行政专员笔试主观题难易程度。也可以为后面的复习提供一个大概的方向。
1、就你理解行政文员工作应包括哪些内容?做好这项工作需要具备哪些方面的能力?
答:1、日常事务工作(文字录入、复印、打印、整理会议纪要、人员接待、电话接待、采购、发放办公用品);档案合同工作。
2、拟定相关公文;协助直属领导策划员工活动及组织会议、活动; 3、协助直属领导企业文化建设,草拟、修改相关制度; 4、公司办公场地绿化;办公场地清洁、环境维护。
5、劳动纪律监督、行政费用统计及核算。
6、后勤支持性服务(办公设备维修维护、名片印制、定餐等) 7、有关政府政策及信息、行业信息的收集。
需具备的能力:
1) 具备一定的文字处理能力; 2) 汉字录入速度80字以上/分钟; 3) 熟悉公函、公文处理方法与程序; 4) 精通公文的格式与规范; 5) 熟悉商务礼仪知识并有一定的组织策划能力; 6) 熟练操作常用办公软件; 7) 有一定的统计分析能力; 8) 有较好的书面语言文字表达能力
2、请写出企业常用的公文文种?
答:一般企业公文有通知、请示、会议纪要、函(邀请函、复函)、总结、报告。
3、请拟一份关于国庆节放假的通知
答:关于国庆节放假的通知
公司各部门:
今年国庆节放假7天,时间为9月30日至6日。其中1日、2日、3日为法定假日,将9月30日(星期六)公休日调至10月4日(星期三);10月1日既是(星期日)公休日又是法定假日调至10月5日(星期四)、10月6日(星期五),10月7日正常上班。
节日前各部门要做好节前清洁、安全工作;节日期间,各部门人员注意个人安全。
最后祝各部门人员节日快乐!
XXXXX有限公司
4、就一般的企业而言,如何进行档案的分类,分哪几类?
答:行政管理类、经营管理类、人事管理类、销售类、财务类、设备档案类
5、从行政方面控制公司日常的成本,你觉得从哪几个方面入手?
答:1、复印、打印控制;
2、办公用品购买成本控制;
3、办公用品领用控制;
4、办公用品使用情况控制;
5、水电费用控制;
6、办公电话费用控制;
7、会议和活动组织成本控制;
8、定期向公司全体员工宣传节约意识。
1、什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?
2、文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?
3、来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?
4、文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么?
5、文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的?
6、文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?
7、提高会议效率可以有哪些做法?
8、文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?
9、办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?
10、单位印章主要有哪些?
1、按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种?
2、公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。
3、文员根据单位需要向外或向内发文,需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程
4、什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?
5、文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?
答:(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝; (2)参谋作用; (3)补缺作用; (4)增进关系作用; (5)适事。紧急的事,重要的事,上司需要知道的事; (6)适时。考虑时机; (7)适地。看场合; (8)适度。要注意掌握分寸。
6、什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?
答:(1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,称为“立卷特征”; (2)按问题特征立卷; (3)按作者特征立卷; (4)按文种特征立卷; (5)按时间特征立卷; (6)按地区特征立卷; (7)按通讯者特征立卷;(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。
7、来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?
答:(1)受理的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件。
(2)及时拆封。拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时,信纸在前、信封在后,要一并装订。
(3)认真阅读。把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。
(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载,便于统计、查找和催办。
(5)认真处理。处理信伺:应该按照“分级负责、归口办理”的原则,进行转办、交办或自办。
(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行。
8、文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?
答:(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时,但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙,不妨预先约好时间。
(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告;
(3)报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过,如:“结果是这样,理由有三个,一是……。”
(4)一定要简短、扼要、流畅;
(5)如报告过于复杂,应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏;
(6)如果觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明了,或者报告项目很多时,可以制作“报告备忘录”提出来。
9、什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?
答:(1)受意是文员接受和领会上司意图。
(2)一种是直接受意,另一种是间接受意。
(3)文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到:备好记录本,记录下指示要点。注意倾听,用心判断指示的用意。必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话。如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。接受指示后,要不失时机地贯彻实施。
10、公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。
答:(1)版头、发文字号、印刷顺序号。
(2)密级、紧急程度。
(3)签发人姓名。
(4)公文标题。
(5)主送机关。
(6)正文、附件。
(7)发文机关、成文日期、机关印章。
(8)注释、阅读(发送)范围。
(9)主题词。
(10)抄送单位、印发说明
11、文员根据单位需要向外或向内发文,需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。
答:(1)拟稿;
(2)核稿;是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。
(3)签发;是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。
(4)编号;已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号。
(5)缮印;对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。
(6)校对;指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。
(7)用印;是指在完成的文件上加盖机关印章。
(8)登记;
(9)分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。
12、文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间地点时要注意什么?
答:(1)要获得上司的许可;
(2)如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再怛大会给对方的文秘人员以确认;
(3(要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、餐会等)、所需要的时间等等;
(4)约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表上。还应该准备约会所需要的文件资料。
(5)周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;
(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;
(7)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;
(8)地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
13、文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?
答:(1)会议名称;
(2)会议记录人的姓名、盖章;
(3)时间(开始时间、结束时间);
(4)会议地点;
(5)议题;
(6)主持人、主席;
(7)出席者名单;
(8)会议的经过情形及结论;
(9)相关的资料;
(10)下次会议预定日期
14、办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?
答:(1)清楚地知道在所说的事项中,最想说什么,以逻辑分析自己的意向,并对目的、效果、重要性、关联性等,抓住重点;
(2)说服时,要尽量具体客观,使对方产生了解的动机;
(3) 偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见,或者用图表、资料、经验谈等等;
(4) 要具体了解对方的立场和意向,先注意聆听对方所说的话,切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方,努力加以说服;
(5) 主动发问,了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等;
(6) 以诚恳的态度为对方着想而发言,不要使用另对方反感的言词;
(7)让对方打开心扉,使对方对自己的看法产生兴趣(让对方认同自己);
15、单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定?
答:(1)单位印章、套印章;
(2)钢印、领导人签名章、其他印章;
(3)刻制公章有两种情况;一种是由上级主管机关刻制颁发;
(4)另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制;
(5)公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用;
(6)加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名;
(7)将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记;
(8)加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整,不歪斜、更不能颠倒;
(9)凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。